8. Съдебна администрация. Структура. Функции и организация на работата на специализираната администрация. Регистратура, съдебни секретари, деловодство. Деловодни книги. Достъп на гражданите до преписките и делата.

При осъществяване на правомощията си ВСС, Инспекторатът към Висшия съдебен съвет и органите на СВ се подпомагат от администрация. Администрацията на органите на СВ е администрацията на ВКС, на ВАС, на главния прокурор, на Върховната касационна прокуратура, на Върховната адм. прокуратура, на НСС, на съдилищата, на прокуратурите и на окр. следствени служби. Служителите в администрацията на ВСС, Инспектората към ВСС или органите на съдебната власт са съдебни служители.
ВСС съгласувано с министъра на правосъдието приема правилници за администрацията на органите на СВ. С правилниците се определят звената на администрацията, функционалните им характеристики, организацията на работата в администрацията на органите на съдебната власт, длъжностното разписание, длъжностните характеристики на съдебните служители, редът за провеждане на конкурс за съд. служител и органите по назначаването им. Правилниците се обнародват в "Държ. вестник".
ВСС издава класификатор на длъжностите в администрацията, в който се определят наименованията на длъжностите, минималната образователна степен и други изисквания за съответната длъжност, възнаграждението за длъжността, ранг за длъжността и възнаграждение за ранг. Броят на съд. служители за всеки орган на СВ се определя от съответния административен ръководител съгласувано с ВСС.
Администрацията на ВСС и на Инспектората към ВСС се ръководят от главни секретари. Главният секретар се назначава с решение на Висшия съдебен съвет след провеждане на конкурс.
Администрациите на ВКС, на ВАС, на главния прокурор и на НСС се ръководят от главни секретари. Администрациите на съдилищата и прокуратурите се ръководят от съдебни администратори.
Администрацията на районните, окръжните, административните, военните и апелативните съдилища се състои от: съдебен администратор, служител по сигурността на информацията, административен секретар и съдебни служители от общата и от специализираната администрация.
Съдебният администратор ръководи работата на администрацията на районните, окръжните, административните, военните и апелативните съдилища. Докато упражнява длъжността си, съдебният администратор не може да членува в политическа партия или коалиция, организация с политически цели, както и да извършва политическа дейност. Съдебният администратор в изпълнение на функциите си издава разпореждания, които са задължителни за съдебните служители. Съдебните служители могат да оспорят пред председателя на съда разпорежданията на съдебния администратор, които ги засягат във връзка с изпълнение на служебните им задължения. Решението на председателя на съда е окончателно.
Служителят по сигурността на информацията осъществява дейността по защита на класифицираната инфо в съда. Служителят по сигурността на информацията е пряко подчинен на председателя на съда.
Административният секретар подпомага съдебния администратор при изпълнение на функциите му.
Администрацията на съдилищата е обща и специализирана.
Общата администрация е организирана в административни звена: дирекции, отдели и сектори. Председателят на съда определя вида на звената, числеността им и длъжностите в тях.
Специализираната администрация е организирана в служби и самостоятелни длъжности:
"Регистратура за класифицирана инфо";"Регистратура";"Деловодство";"Съдебни секретари""Архива"; "Служба по връчване на призовки и съдебни книжа"; "Служител по сигурността на информацията".
В районните съдилища има и бюра за съдимост. Функциите и организацията на дейността на бюрата за съдимост,и контролът в/у нея се уреждат с наредба на мин. на правосъдието.С заповед на председателя на РС може да бъде създадена служба по връчване на призовки и съдебни книжа при съдебно-изпълн. служба. Службите на специализираната администрация се ръководят от ръководител-служба.
Функции и организация на работата на специализираната администрация.
Регистратура за класифицирана информация - председателят на съда, в който се получава, създава, регистрира, обработва, съхранява, разпределя, предоставя и размножава кл. инфо, създава регистратура за кл. инфо като отделно организационно звено. Дейността в регистратурата и служителите в нея се ръководят от ръководителя на регистратурата, който е пряко подчинен на служителя по сигурността на информацията.
Служба "Регистратура" - приема и регистрира входящата кореспонденция; експедира изходящата кореспонденция; осигурява инфо за получената и изпратената кореспонденция; води разносна книга; разпределя и направлява постъпилата поща; изпълнява и др. задължения, свързани с документооборота и адм. обслужване, възложени от председателя на съда и съд. администратор.
В регистратурата на РС се приемат и регистрират книжата на насрочени продажби: протоколи за деня на разгласяване на обявленията за провеждане на публична продан, обявления за проданта, копия от вписаните възбрани, сведения за тежестите от ТД на НАП, от Службата по вписвания, нотариалния акт и наддавателни предложения по ГПК. В регистратурата се водят входящ дневник и изходящ дневник на електронен или на хартиен носител и разносна книга. Изходящите книжа се подписват от служителя, който ги е изготвил, и от председателя на съда или упълномощен от него служител. Разносната книга съдържа инфо за движението на документи м/у съда, прокуратурата и пощенските служби. Разносната книга се води за календарна година. Книжата, отнасящи се до висящи дела, се предават от служба "Регистратура" в деловодството в деня на постъпването им. Книжата, по които се образуват дела, се предават най-късно на следващия ден от постъпването им на председателя на съда или на определени от него съдии, които образуват делото, ако са налице процесуалните изисквания, като определят вида му и съдията-докладчик по него съобразно принципа на случайния избор.
Разпорежданията на съдията-докладчик за оставяне без движение при нередовни книжа се изпълнява от служба "Деловодство", а материалите се съхраняват в отделна папка. След образуване на делото председателят на съда или посочените от него съдии предават делото в деловодството.
Служба "Съдебни секретари" включва всички съдебни секретари в съда. Съдебният секретар съставя протоколи за откритите съдебни заседания; изготвя списъци за реда и часовете на разглеждане на делата по образец съгласно приложение № 1 и номерира страниците, изготвя и поставя списъците за реда и часовете на разглеждане на делата пред съдебните зали и информационните табла; подрежда по реда на постъпването книжата от заседанията; изпълнява разпорежданията на съда, постановени в откритите, закритите и разпоредителните заседания; съставя документи за изплащане на определените суми за възнаграждения и разноски на експерти, свидетели, съдебни заседатели и др.; съставя списъци на лицата за призоваване в съда след първото по делото заседание по образец съгласно приложение № 2, на които отбелязва кога и къде са изпратени призовките и съобщенията; най-малко 7 дни преди заседанието проверява връщането на призовките и другите книжа по делото и докладва резултата на съдията докладчик; най-късно в 3 срок от съдебното заседание изготвя призовките по отложените дела и отразява резултата в книгата за откритите заседания; изготвя изпълнителни листове по подлежащи на изпълнение съдебни актове, както и по определения за налагане на глоба и отбелязва това с бележка отстрани на определението, с което е наложена глобата; в срока за изготвяне на протокола предава обявените за решаване дела на съдията докладчик, а отложените, прекратените и с изготвени актове дела - в деловодството; вписва глоби, наложени с протоколни определения; извършва и други дейности възложени му от председателя на съда или от съдебния администратор.
Служба "Деловодство" включва всички деловодители в съда.Осигурява производството по висящи дела и влезли в сила съд. актове.Образува в дела разпределените по докладчици входящи документи; извършва вписвания в съответните деловодни книги; изготвя списък за призовките, изпраща призовките и съобщенията по делата, с изкл. на тези по отложените дела; подрежда новопостъпили документи към висящите дела; следи за изтичане на процесуалните срокове, представя делата на съдиите докладчици и изпълнява техните указания; организира и поддържа подреждането на делата в деловодството; предоставя справки по делата и др.
В деловодството се водят на електронен и/или на хартиен носител следните книги и регистри:
1.азбучен указател за образуваните граждански, фирмени, наказателни, изпълнителни, административни и дела по вписванията - осигурява бърза информация за номерата на образуваните дела по зададено име. За гражданските, наказателните, фирмените, административните, нотариалните и изпълнителните дела се водят отделни азбучни указатели.
2.описна книга - осигурява информация за делата от образуването им до предаването в архива. За гражданските, наказателните, фирмените, административните, нотариалните и изпълнителните дела се водят отделни описни книги. В описната книга се отразяват и промените на обстоятелствата относно предмета, страните и статистическия код, настъпили в хода на делото. Такива книги са входящият и изходящият дневник.
3.книга за открити заседания - осигурява информация за насрочените за определена дата дела и техния статус.
4,книга за закрити и разпоредителни заседания - в нея се вписва резултатът от разпоредителното или закритото заседание.
5,книга за привеждане в изпълнение на влезли в сила присъди и определения по НПК - съдържа информация за влезлите в сила присъди и определения и за срочността на изпращането им на органите за изпълнение.
6.книга за веществените доказателства - съдържа информация за съхраняването на веществените доказателства по наказателни дела и тяхното движение.
7.книга за получените и върнати призовки и др.съд. книжа от други съдилища - инфо за изпълнението на възложени от др, съдилища действия по връчването им. Книгата се води от служба "Регистратура".
8.разносна книга
9.регистри за юридическите лица и едноличните търговци и специални регистри
10.регистър на съдебните решения по чл. 235, ал. 5 ГПК.
За регистриране и отчет на материалите, съдържащи класифицирана информация, в регистратурите се водят отчетни документи. Всеки окончателно изготвен материал, съдържащ класифицирана информация, представляваща държавна или служебна тайна, се регистрира с уникален регистрационен номер в съответната регистратура в регистър. Книжата по образуваните дела се поставят в папки по образец при спазване на обозначеното цветово кодиране, както следва: червен цвят на папката за наказателни дела; зелен - за граждански дела; бял - за административни дела; жълт - за фирмени дела; манила - за изпълнителни дела; сив - за вписвания, и син - за дела по несъстоятелност. В/у предната корица на папките се отбелязват наименованието на съда, предметът на делото и страните, датата на образуване и свършване, определеният съдия докладчик и датите на насрочените открити съдебни заседания. Делата, чието разглеждане е свързано с кратки процесуални срокове, се обозначават с жълт етикет. Делата се съхраняват в деловодството. При изнасяне на дело от деловодството деловодителят записва в картона за взето дело по образец кой взема делото, номера на делото и датата. Картонът за взето дело се поставя на мястото на взетата папка. Картонът за взето дело се използва многократно по различни дела.
Делата, по които се провеждат заседания при закрити врата, се съхраняват отделно от останалите дела.
Служба "Деловодство" изпраща призовките по новообразуваните дела най-късно в тридневен срок от насрочването им. Призовките и съобщенията се подписват от съответния служител. Служба "Деловодство" незабавно преглежда върнатите призовки, а неправилно връчените както и невръчените се докладват същия ден на съдията докладчик.
Най-късно в деня преди насроченото заседание деловодителят вписва в книгата за открити заседания датата на заседанието, номер на делото, състав на съда, съдията докладчик, участващия прокурор и съд. секретар. След приключване на съд. заседание съд. секретар отразява в книгата за открити заседания резултата от заседанието. Резултатът по решените дела се отразява в описната книга от съдебен деловодител.
Най-късно на следващия ден след предаване на решеното дело в деловодството службата изготвя и изпраща обявления на страните, за което прави отбелязване върху решението.Ако някое дело бъде изгубено или унищожено преди изтичане на срока за пазенето му, по нареждане на председателя на съда се възстановява. За целта се съставя акт от съд.администратор и се използват всички книжа, отнасящи се до делото, които се намират в съда, в други учреждения и у страните. След като се приключи събирането на материалите и се съставят проектите за възстановяваните книжа, съдът в открито заседание с призоваване на страните се произнася по възстановяването с определение, което подлежи на обжалване по общия ред. Когато несвършено нак. дело от общ х-р не може да се възстанови, съдът с определение предлага на органите на предварителното производство да проведат ново разследване.
Достъп до информация. Съдебната администрация осигурява откритост, достоверност и пълнота на информацията, събирана и съхранявана от районните, окръжните, административните, военните и апелативните съдилища. Страните по делата, техните представители и адвокатите осъществяват правото си на достъп до информацията в производствата по реда на процесуалните закони. Лицата, които не са страни по делото, имат тези права на достъп при наличие на законен интерес, заявен с мотивирана писмена молба. Справки по движението на делата се дават незабавно. Справки по движението на делата се дават и чрез средства за отдалечен достъп. Страните, техните представители и адвокатите се запознават с делата в помещенията на деловодството или в стая за четене на делата. Копия от приложените към делата книжа се издават в деня на поискването от служба "Деловодство". По писмена молба служба "Деловодство" издава съдебни удостоверения, преписи и извлечения от приложените към делата книжа в деня на постъпване на молбата или най-късно на следващия ден след разрешение на съдията докладчик. В деня преди съд. заседание делата са на разположение на страните, техните представители и адвокатите.
Достъпът до класиф. материали по делото се предоставя при спазване на принципа "необходимост да се знае" и при наличието на следните предпоставки: извършено проучване за надеждност (респ. издадено разрешение за достъп до съответното ниво на класификация на информацията); преминато обучение в областта на защитата на класифицираната информация.