18. Легализация на публични актове на други държави отнасящи се до законни права и интереси на български граждани в Република България

Естественият ход на живота често води до настъпването на най-различни факти и събития с правно значение за конкретен български гражданин на територия на държава различна от Република България (раждане на дете, завършване на образование и получаване на диплом, сключване на граждански брак, откриване на наследство и т.н.). Периодично се налага да се удостоверя-ват и други факти и обстоятелства с правно значение. В този смисъл възниква много често въпросът за валидността на чуждестранни публични актове, отнасящи се до факти и събития, свързани с гражданското състояние, гражданската регистрация на български граждани или българи, а също така и до признаването на български публични актове в чужбина.
Изискването за пълнота и коректност налага да се посочи, че правната уредба на заверките, легализациите и преводите към настоящия момент включва Гражданския процесуален кодекс, Закона за нотариусите и нотариалната дейност, Правилника за легализациите, заверките и преводите на документи и други книжа (по-нататък за краткост ще бъде наричан само Правилник), За-кона за държавните такси и тарифите към него, договорите за правна помощ между Република България и съответната страна, консулските конвенции (там където съществуват) и Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове.

Основен нормативен акт по тези въпроси е Правилникът за легализациите, заверките и преводите на документи и други книжа, който многократно е изменян и допълван. Според Правилника легализирането и заверяването на документи и други книжа в страната се извършва от МВнР, а в чужбина – от дипломатическите и консулски представителства на Република България.
Министерството на външните работи легализира документи и други книжа, издадени от учреждения, подведомствени на отделно министерство или пряко на Министерския съвет, само ако те са заверени от последните.
Документи, издадени от общини/райони/кметства, нуждаещи се от последваща легализация, трябва да бъдат заверени от длъжностно лице, определено със заповед на кмета, да бъде положен „правоъгълен щемпел за чужбина“ и кръгъл печат заедно с подписа и фамилията на длъжностното лице, съответно оправомощено да извършва тази заверка.
Преписи от официални документи и други книжа Министерството на външните работи легализира ако са надлежно заверени пър-воначално от нотариус и след това от Министерството на правосъдието. Общ принцип е след легализиране от МВнР на Република България документът да бъде заверен от дипломатическото или консулско представителство на страната, за която е предназна-чен.

Документи и други книжа, произхождащи от друга страна, МВнР легализира само ако те са заверени от намиращото се в България дипломатическо или консулско представителство на тази страна или от представителство на трета страна, поела защитата на нейните интереси в България. Министерството на външните работи може да легализира направо такива документи и кни-жа по изключение – само ако те са заверени от МВнР на страната, от която произхождат. Според чл. 13 от Правилника „Чужди до-кументи, легализирани от дипломатическите и консулски представителства на Република България, не се нуждаят от допълнителна заверка и са валидни на територията на страната.“. Независимо от заверката преводът може да бъде приет само ако е направен от упълномощения със заповед преводач в посолството. Преводът трябва да бъде направен в Република България от фирма, която е в договорни отношения с Дирекция „Консулски отношения“. След това подписът на преводача следва да бъде заверен от МВнР на Република България.
Принципно положение е подписите на български и чужди граждани да бъдат заверявани само след надлежно установяване на самоличността им. Подписите на чужди граждани се заверяват само ако документът е предназначен да произведе действието си в България.
Министерството на външните работи, дипломатическите и консулски представителства на Република България и сключилите договор с МВнР преводачески фирми извършват превод на документи и други книжа от български на чужд език и от чужд език на български само ако тези документи са легализирани по вече посочения по-горе ред. Лицата, които извършват преводите, отговарят за тяхната достоверност съгласно закона.
При констатиране на неточности, грешки, преиначаване на съдържанието на документа в превода, МВнР незабавно трябва да бъде уведомено (вж. чл. 2а, ал. 3 от Правилника). Преводи от един чужд език на друг не се извършват направо, а само след като документът бъде преведен от единия чужд език на български, а след това от български на втория чужд език. Естествено, в този случай се събират такси и за двата превода.

Новости, произтичащи от ратификацията на Хагската конвенция
През 2001 г. за Република България влезе в сила Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове. Нейното основно предназначение е премахване на изискването за дипломатическа или консулска лега-лизация на чуждестранни публични актове, които са изготвени на територията на една от договарящите се страни и ще се прилагат на територията на друга договаряща се страна.

По смисъла на чл. 1 от Конвенцията публични актове са:
1) документи, издавани от орган или длъжностно лице от правораздавателната система;
2) административни документи (в това понятие се включва цялото многообразие от документи, издавани от държавната и общинска администрация);
3) нотариални актове;
4) официални заверки (като например записвания в регистър или удостоверяване на дата или подпис върху частен документ).

Тази конвенция не се прилага по отношение на документи, изготвени от дипломатически или консулски служители, а също така и за административни документи, пряко свързани с търговска или митническа операция. Такива документи могат да бъдат удостоверени за ползване в чужбина от МВнР, когато са оформени по процедурата, регламентирана в Правилника – да бъдат заверени с така наречения „правоъгълен щемпел за чужбина“ от издаващия или от съответно висшестоящия орган.
По смисъла на чл. 2 „Легализация представляват единствено формалните процедури, чрез които дипломатическите и консулски служители на държавата, на чиято територия трябва да се представи документът, удостоверяват истинността на подписа, качеството, в което е действувало лицето, подписало документа, и при необходимост – автентичността на печата или марката, поставе-ни върху документа“.

Основната цел на Конвенцията е всяка договаряща държава да освобождава от легализация публичните актове, които трябва да се представят на нейна територия, съставени в друга страна по Конвенцията, при положение, че те са оформени с апостил (apostille)/печат за специално удостоверение/. По своята същност и съдържание удостоверяването с apostille представлява легализиране на документа от компетентен орган в държавата, където той е издаден. Това е унифицирана форма за заверяване на документи за чужбина – поставя се върху самия документ или в нарочно приложение към него и трябва да съответства на образеца, приложен към тази конвенция. Удостоверението може да бъде съставено на официалния език на органа, който го издава. Заглавието „Apostille“ трябва да бъде на френски език. Стандартните изрази, използвани в него, могат да бъдат и на втори език. Удостоверението се издава по искане на лицето, подписало документа, или по искане на всеки приносител на документа. То удостоверява истинността на подписа, качеството, в което е действало лицето, подписало документа, а при необходимост – и автентичността на печата или марката, поставени върху документа. Подписът, печатът и марката на удостоверението са освободени от всякаква последваща легализация.

Всяка договаряща се държава определя органите, които в съответствие със служебните им задължения са оправомощени да полагат apostille. В Република България това са следните органи:
- Министерството на правосъдието – за актовете на съдилищата и нотариусите;
- Министерството на външните работи – за всички останали актове.
Когато удостоверените от Министерството на правосъдието документи ще трябва да се представят в държави, които не са страни по Конвенцията, тези документи трябва да се внесат за последващо легализиране направо в дипломатическото представителство на съответната държава.

С оглед предпазване от евентуални манипулации с apostille, е изискването за въвеждане на регистър или картотека на издадените удостоверения, където да се посочва:
- пореден номер и дата на удостоверението;
- името на лицето, подписало публичния акт, и качеството, в което е действало, а за неподписаните документи – наименова-ние на органа, поставил печата или марката.
Оформянето на документи с apostille означава, че в държава-страна по Конвенцията те не се нуждаят от последваща легализация, а само от превод. Възможно е местните органи на съответната държава да приемат и копие от снабден с apostille документ, когато това копие е заверено от местен нотариус. Това означава, че е възможна многократна употреба на оформен с apostille документ в различни държави-страни по Конвенцията.
Преводът може да бъде извършен както в страната, в която документът е оформен с apostille, така и във всяка една трета държава-страна по Конвенцията. Къде да бъде извършен преводът е въпрос на лична преценка, в зависимост от различни фактори – време, финанси, крайна цел и т. н.
По отношение на документите, съставени в държава, която не е страна по Конвенцията, се прилагат правилата и произ-водствата, регламентирани в Правилника за легализациите, заверките и преводите на документи и други книжа. Общите принципни положения се изразяват в следното:
- чуждите документи да са удостоверени от МВнР на издаващата държава;
- легализация от българско дипломатическо или консулско представителство в тази държава или акредитирано и за нея. При липса на горепосочената възможност такава легализация би могла да бъде направена от дипломатическото или консулско представителство на издаващата страна, акредитирано за Република България;
- заверка от Дирекция „Консулски отношения“ при МВнР;
- превод от фирма, която е в договорни отношения с МВнР, и заверка на подписа на преводача;
- използване по предназначение така заверения, легализиран и в заверен превод документ в Република България.
Преводите трябва да предават дословно вида, атрибутите и пълното съдържание на документа. Задължително се превежда цялото съдържание и на всички допълнителни текстове (като например удостоверявания, заверки и легализации върху документа). Всички страници се номерират и се подписват от преводача, като на всяка страница се полага и печат на фирмата, а в края се описва видът на превода – вид, номер, дата на превеждания документ, от какъв на какъв език, брой страници, трите имена и ЕГН на преводача и печат на фирмата.
В заключение след 30 април 2001 г. действат паралелно и старата система на легализации, заверки и преводи, основана на Правилника за легализациите, заверките и преводите на документи и други книжа и новата система – чрез полагане на apostille.